Csongrád Megyei Iparszövetség

Sikeres pályázat kritériumai

Az elmúlt évben egyre több állami szerv pályáztatta meg a rendelkezésükre álló célforrásokat, (az Európai Unió különböző fejlesztési és strukturális alapjainak is ez a módszere.)
Megvizsgálva ezeket a pályázati rendszereket, felépítésüket, nyelvezetüket és fogalomrendszerüket, valamint azt, hogy hogyan, milyen szempontok figyelembe vételével készíthetünk sikeres pályamunkát, a következő tapasztalatokat vonhatjuk le: El kell kerülnünk azokat a hibákat, amelyek az elmúlt évben okozták a legtöbb pályázati munka sikertelenségét:
– Nem megfelelően „értelmeztük” a pályázati kiírást.
– Nem mutattuk be megfelelően az üzleti megalapozottságot.
– „Tájékozatlanok” voltunk pénzügyi és gazdasági kérdésekben.
– Nem voltak megfelelően megfogalmazva a fejlesztési célok.

Hogy az említett hibákat elkerüljük, újra át kell gondolnunk a pályázat előkészítésének és kidolgozásának folyamatát, látva azt: hogy 2001-ben is hasonló pályázati kiírások vannak a Széchenyi Terv keretében is.

Előkészítés
A legsikeresebben akkor lehet pályázni, ha a már eltervezett projektek közül választjuk ki az adott pályázati kiírás feltételeinek leginkább megfelelőt.
Első lépésben meg kell határozni a fejlesztési célt, amelyet el akarunk érni. Ezt vázlatosan, de a projekt minden elemét figyelembe véve, a következőket szem előtt tartva fogalmazzuk meg:
– Mennyire hasznos és előállítható a tervezett termék vagy szolgáltatás.
– Nagy vonalakban készítsük el az ütem- és feladat-tervet.
– Kezdjük meg az előkészítést: mérjük fel a piaci viszonyokat, vegyük fel a kapcsolatot az üzleti partnerekkel, készítsük el a költségek elemzését. (Vegyük számba a várható költségeket, kérjünk árajánlatokat. Nem szükséges többet kérni, ezzel csak fel szeretnénk mérni a várható költségeket: ide tartoznak az építés, a gépek-berendezések, az immateriális javak költségei, valamint egyéb felmerülő fejlesztési költségek.)
– Marketing előkészítő munka: milyen előnyei vannak a tervezett fejlesztési célnak, mennyire új, melyek a lehetséges célpiacok, mennyire megbízhatóak ezek, melyek a piaci kockázatok. Elemezzük a konkurenseket.
– Hatósági engedélyek beszerzése: ezt a pályázatok általában kötelezően írják elő. (építési, működési engedélyek, vállalkozói igazolvány, környezetvédelmi engedélyek, banki ígérvények, stb.)
– A megvalósítási célokat időben ütemezzük.
– Elemezzük, mennyire biztosítottak a szükséges források és melyek érhetőek még el.
– Végezzük el a gazdaságossági számítást és a cash-flow elemzést.
– Készítsük el a projekt üzleti tervét. Ez a vállalkozás tárgyát teljes egészében megtervezi és előkészíti a megvalósítását, megmutatja a projekt erős és gyenge pontjait, a vállalkozás piacképességét és bemutatja a megvalósítás lépéseit. A legtöbb pályázati rendszerben kötelező az üzleti terv elkészítése.
– A pályázati dokumentáció alapos áttanulmányozása és elemzése, kitöltési útmutató, mellékletek. Ismerjük meg, melyek a kiíró szervezet szándékai, valamint hogyan működik az adott pályázati rendszer.
– Döntsük el, hogy pályázatunk célja minden tekintetben összhangban van-e a meghirdetett célokkal és feltételekkel.
– Amennyiben minden feltételnek megfeleltünk, elkezdhetjük a pályázat kidolgozását.

A pályázat kidolgozásának ütemterve, a feladatterv elkészítése

A pályázatkészítés igen sokrétű és sokelemű feladat, ezért részekre bontott ütemtervet készítsünk:
– A pénzügyi tervezés és időbeni ütemezés elkészítésekor kövessük az üzleti terv lépéseit és több részletben készítsük el. Tartalmazza a következő táblázatokat:

1. A beruházás költségei, anyagi- műszaki összetétele, éves ütemei.
2. A beruházási források szerkezete, éves üteme.
3. A fejlesztés révén létrejött produktum működésének eredményterve, általában 3-5 évre prognosztizálva.
4. A fejlesztés jövedelmezősége.

Ha a pályázati cél megvalósítás csak hitellel érhető el, már a pályázatkészítés előtt, vagy annak kezdeti lépéseiben nyújtsuk be hitelkérelmünket a választott pénzintézethez, ugyanis a hitelszerződést mellékelni kell. (A megítélt pályázati pénzek utólag kerülnek számlák alapján folyósításra.)

A pályázat nyelvezete:
Érthetően, tömören és tárgyszerűen fogalmazzunk, ugyanis ezzel a pályázatot elbíráló személyek munkáját segítjük elő. Ha a pályázatot adatlapon kell benyújtani, törekedjük arra, hogy az adott fejezethez kapcsolódóan fogalmazzunk, az adott kérdésre válaszoljunk. A pályázat külalakjára is figyeljünk, és lehetőség esetén segítsük a pályázatot elbíráló munkáját esetleges fotók, tervrajzok, stb. mellékelésével.

Saját erő
A pályázatkiíró általában meghatározza a fejlesztéshez szükséges saját erő minimális mértékét, ha a támogatási arány ennél alacsonyabb, saját erőből vagy hitellel növelni kell azt.

A fejlesztés megkezdése
A legtöbb támogatási formánál a már megkezdett fejlesztésekhez nem igényelhető támogatás. (azaz döntés előtti kifizetéseket nem lehet elszámolni.)

Fedezet
A támogatás elnyeréséhez fedezetet kel felajánlani, ingót vagy ingatlant, amely a pályázó tulajdonában van.
A fedezet értéke minimum a támogatás értéke, de lehet ennél több is.

Köztartozás-mentesség
a pályázónak nem lehet tartozása az állammal szemben, ezt a megfelelő dokumentumok melléklésével igazolni kell.

Általános tudnivalók
– A pályázat elválaszthatatlan részét képezik a saját erő meglétéről szóló nyilatkozat, valamint a köztartozás-mentességet igazoló dokumentumok.
– Nem nyújtható támogatás csődeljárás, felszámolási eljárás alatt álló szervezeteknek, valamint annak, aki a költségvetés alrendszereiből juttatott támogatásra vonatkozó szerződésekben vállalt kötelezettségét öt évre visszamenően nem teljesítette, adó- vagy adók módjára behajtható jogerős határozattal hozott köztartozása van, illetve nem rendelkezik a végzett tevékenység egészére kiterjedő valamennyi hatósági engedéllyel.
– vissza nem térítendő támogatás a támogatás a támogatott cél megvalósításával összefüggésben felmerült és kifizetett igazolt kiadások, költségek legfeljebb 70 %-áig terjedően adható. (de jobb, ha 65 %)
– A támogatási összeg a támogatott cél megvalósítását követően a szerződés és forrásarányos elszámolás alapján, utólag, a pályázó nevére kiállított számlák, illetve a fizetéseket igazoló dokumentum, illetve másolatok megküldése után folyósítható. (általában a Kincstáron keresztül)
– A pályázat benyújtásához eljárási díjat kell fizetni, amely mértéke az igényelt támogatás összegének arányába pályázatonként változó.
– A pályázat kizárólag a pályázathoz készített pályázati adatlapon nyújtható be.

A magyar és az EU pályázatok közötti elvi különbségek
Egy vállalkozó, ha már rendelkezik fejlesztési elképzeléssel, akkor ehhez próbál hazai és nemzetközi visszatérítendő támogatásokat, esetleg hiteleket megszerezni. A vállalkozó a fejlesztési projektjét egy üzleti tervben tudja legteljesebben bemutatni, amely egyébként a pályázatok többségének alapfeltétele is.
A pályázat kiírója azonban szinte minden esetben még további dolgokat is elvár a támogatásra jelentkezőktől. Tehát önmagában az adott projekt (legyen az egy üzleti vállalkozás fejlesztése, vagy egy non-profit szervezet elképzelése) eredményessége nem biztos, hogy elégséges (bár a legtöbb esetben szükséges feltétele) a támogatás elnyeréséhez.
Néhány ilyen szempont lehet a magyar alapoknál:
– Új munkahelyek létrehozása (Vidékfejlesztési-, Gazdaságfejlesztési Célelőirányzat, Munkaerőpiaci Alap).
– a tartós munkanélküliek foglalkoztatása (lásd: Munkaerőpiaci Alap).
– Elmaradott térségek fejlesztése (lásd: Vidékfejlesztési-, Mezőgazdasági-, Területi kiegyenlítés)
– Széchenyi Tervhez kapcsolódó pályázatok.

EU konform projekt leírások
Amennyiben egy fejlesztési projekt megvalósításához támogatást kívánunk szerezni, az adott projektet megfelelő formátumban kell prezentálnunk.
a projektleírások, pályázatok konkrét formai követelményei eltérőek lehetnek az egyes pályázati rendszerekben, de egy EU-konform projekt-javaslatnak mindenképpen tartalmaznia kell az alábbi elemeket:

A projekt címe
Bár az nyilvánvaló, hogy minden projektnek kell legyen címe, de nem mindegy, hogy milyen a cím. A jó cím rövid, egyértelműen utal a projekt tartalmára és frappáns, könnyen érthető, megjegyezhető. Mivel egy cím akár meg is határozhatja egy projekt további sorsát, érdemes időt fordítani a kiválasztására.
A projekt céljai
Az Európai Uniós pályázati rendszerekhez készített projektjavaslatok központi eleme a projekt céljainak megfogalmazása. Ideális esetben először a célkitűzések kerülnek megfogalmazásra, és csak azután kerül részleteiben kidolgozásra a projekt. A pályázati rendszerek esetében a céloknak általában több szintje van:

– Általános cél – egy olyan általánosabb fejlesztési célkitüzés, amelynek eléréséhez a projekt hozzájárul.
– Konkrét cél(ok) – a konkrét célok a projekttől elvárt, a célszektorban gyakorolt pozitív hatásokat fejezik ki.
– Outputok: a projekt outputjai a projekt megvalósításával keletkező konkrét, kézzelfogható eredmények (termékek, szolgáltatások, tanulmányok, stb.)

Annál jobb, minél konkrétabbak és mérhetőbbek az egyes célkitűzések, és nagyon fontos az is, hogy a célok bemutatott szintjei logikusan épüljenek egymásra.
A projekt leírása
A célok pontos meghatározását követi a projekt részletes leírása. Ebben a szakaszban röviden meg kell fogalmazni a jelenlegi helyzetet, koncentrálva a szükségletekre, fontosabb problémákra. A szükségletek leírását követheti a magának a projektnek a részletes bemutatása, beleértve projekt egyes komponenseit és az azok keretében végrehajtandó tevékenységek felsorolását. Fontos, hogy a projekt leírás a lehető legkonkrétabb legyen, és kívülállók számára is érthető.

Intézményi háttér bemutatása
Mindenképpen rész kell legyen a projektjavaslatnak az intézményi háttér áttekintése, azaz annak rövid bemutatása, hogy melyek a tervezésben és megvalósításban résztvevő szervezetek/intézmények, és mi a szerepük a folyamatban.

Költségvetés
A projektjavaslatot jól átgondolt költségvetéssel kell alátámasztani. Az, hogy pontosan hogyan épüljön fel a költségvetés, mindig függ az adott pályázati rendszertől, de megfelelően kell részleteznie mind a költség, mind pedig a forrásoldalt. Fontos továbbá az is, hogy a költségvetés tükrözze a projektleírásban felsorolt tevékenységeket, összhangban legyen azokkal.

A megvalósítás ütemezése
a projektjavaslatnak tartalmaznia kell a projekt tervezett megvalósításának részletes (és reális) ütemezését is. Az ütemezésnek szintén kapcsolódnia kell a projektleíráshoz: azt kell bemutatnia, hogy az ott szereplő egyes tevékenységek milyen határidővel valósulnak meg.

Egyéb követelmények
A projektleírásnak -a projekt jellegétől, valamint az adott pályázati rendszertől függően – tartalmaznia kell további információkat is. Ha például egy beruházási projektről van szó, mindenképpen szólni kell arról, hogy a projekt megvalósításának milyen környezeti hatásai várhatóak, és az esetleges negatív környezeti hatások milyen módon kerülnek kiküszöbölésre.
Amennyiben olyan projektről van szó, melynek eredményeként jövedelemtermelő létesítmény jön létre, a projektjavaslatnak tartalmaznia kell a projekt megtérülését elemző pénzügyi számításokat is.

A projekt menedzsment folyamata
A projekt menedzsment fogalma többféleképpen definiálható, például: Olyan dinamikus folyamat, amely meghatározott korlátok között valósul meg, ellenőrzött és strukturált módon megszervezi és felhasználja a megfelelő forrásokat annak érdekében, hogy elérjen világosan megfogalmazott célokat.

Definiálhatjuk a projekt menedzsment jellemzőit is:

Cél-orientált
Változás-orientált
Innovatív (új ötleteket keres és új problémákat old meg)
Ellenőrzött (így biztosított, hogy be is fejeződik)
Teljesítmény-orientált
Rugalmas (gyorsan alkalmazkodik a változásokhoz).

A projekt menedzsment szempontjából kulcsterületek az idő-szervezés (time-management), a humán erőforrások és a pénzügyi források menedzsmentje. Ezeknek a legfontosabb céljai az alábbiakban összegezhetők:

Time-management
Biztosítani kell, hogy a projekt a feladatát időre teljesítse
Ütemezni kell a források felhasználását
A projektet ütemezésének változtatása a tapasztalatok fényében
A problémák előrejelzése felmerülésüket megelőzően

Humán erőforrás menedzsment
Biztosítani kell, hogy a szükséges emberek a megfelelő időpontban elérhetőek legyenek
Biztosítani kell azt, hogy mindenki tisztában legyen a feladatával, és képes legyen azt hatékonyan teljesíteni
Tisztázni kell az emberek elvárásait
Meg kell oldani a felmerülő konfliktusokat

Források menedzsmentje
Meg kell határozni a megfelelő forrásokat
Biztosítani kell, hogy a megfelelő források a kellő időben elérhetőek legyenek
A tevékenységeket a korlátozott forrásokhoz kell igazítani
A rendelkezésre álló erőforrások felhasználásával maximális hatást kell elérni.