Csongrád-Csanád Vármegyei Iparszövetség

Mit mond a törvény?

A munkaidő nyilvántartás kötelezettségét a  Munka Törvénykönyve (2012. évi I. törvény) 134. §-a írja elő. A munkáltató köteles rögzíteni a ledolgozott munkaidőt, a rendkívüli munkaidőt, a készenlétet, valamint a szabadság és egyéb távollétek jogcímét. A nyilvántartásnak naprakésznek kell lennie, és a munkavállaló kérésére betekintést kell biztosítani.

A törvény nem ír elő kötelező formátumot – papíralapú és elektronikus nyilvántartás egyaránt elfogadott –, de tartalmilag teljesnek kell lennie.

Munkaidő vs. jelenléti ív – mi a különbség?

A két fogalom a gyakorlatban sokszor fedi egymást, de nem teljesen ugyanaz. A jelenléti ív jellemzően a napi érkezés és távozás rögzítésére szolgál. A munkaidő nyilvántartás ennél szélesebb: tartalmazza a túlórákat, a készenléti időt, a munkaidőkereten belüli eltéréseket és az éves összesítést is. 

Nagyobb cégeknél, ahol munkaidőkeretet alkalmaznak, vagy ahol több műszakban dolgoznak, a részletesebb munkaidő nyilvántartás elengedhetetlen – a jelenléti ív önmagában nem elegendő.

Mit kell tartalmaznia?

A jogszabályoknak megfelelő munkaidő nyilvántartásban az alábbiakat kell rögzíteni:

• Munkáltató és munkavállaló neve, munkakör
• Az adott hónap és év
• Minden munkanapra: a munkavégzés kezdete és befejezése
• Ledolgozott munkaórák száma
• Rendkívüli munkaidő (túlóra) külön feltüntetve
• Készenléti idő (ha értelmezhető az adott munkakörben)
• Távollétek jogcíme
• Munkavállaló és munkáltató aláírása
• A szabadság tartama: ideértve az alap-, pótló- és egyéb speciális szabadságokat (például az apasági szabadságot

Munkaidőkeret – mire kell figyelni?

Az Mt. lehetővé teszi, hogy a munkáltató munkaidőkeretet alkalmazzon, amelynek hossza alapesetben legfeljebb 4 hónap, kollektív szerződéssel akár 12 hónap is lehet. Ez azt jelenti, hogy nem minden nap vagy hét szintjén kell teljesíteni a kötelező munkaidőt, hanem a keret végére kell összesíteni.

Munkaidőkeret esetén a nyilvántartásnak ezt a szemléletet kell tükröznie: nem elegendő csak napi szinten vezetni az adatokat, hanem a keret végén el kell számolni, hogy keletkezett-e túlóra vagy hiány. Ennek hiányában a bérszámfejtés sem végezhető el pontosan.

Rendkívüli munkaidő nyilvántartása

A túlóra rögzítése különösen fontos, hiszen az Mt. 109. §-a szerint naptári évenként legfeljebb 250 óra rendkívüli munkaidő rendelhető el. Írásbeli megállapodással ez önként vállalt túlmunka formájában további 150 órával egészíthető ki. Ha nincs pontos nyilvántartás, vita esetén a munkáltató nem tudja igazolni, hogy a törvényes keretet nem lépte túl.

Meddig kell megőrizni?

A munkaidő nyilvántartást legalább 3 évig kell megőrizni. Társadalombiztosítási vagy adóhatósági ellenőrzés esetén ennél korábbi időszak dokumentumai is előkerülhetnek – ezt érdemes a könyvelővel egyeztetni.

Letölthető sablonok – 2026

Két sablon áll rendelkezésre:

Havi sablon – egy munkavállalóra: tartalmazza az érkezés, távozás, munkaórák és túlóra rovatait, automatikus számítással, kötelező munkaidő és különbözet sorral.

Több munkavállalós sablon: egyszerre 5 fő adatait rögzíti, 12 havi lapon, éves összesítővel. Ideális kisebb csapatok vagy részlegek nyilvántartásához.

➜ [Munkaidő nyilvántartás sablon letöltése – havi Excel (2026)]

➜ [Munkaidő nyilvántartás sablon letöltése – több munkavállalós Excel (2026)]

Forrás: hrportal